Cách viết email trong đề thi TOEIC Writing

Email đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp công sở, đặc biệt trong các môi trường quốc tế, nơi tiếng Anh là ngôn ngữ chủ yếu. Viết email một cách hiệu quả là yếu tố then chốt giúp thí sinh đạt điểm cao trong phần TOEIC Writing. Trong bài viết này, STUDY4 sẽ chia sẻ toàn bộ kiến thức về email trong TOEIC Writing và hướng dẫn cách viết email tiếng Anh một cách hiệu quả nhất.

1. Vai trò của email trong đề thi TOEIC Writing

Email là một phần quan trọng trong đề thi TOEIC Writing

Trong phần TOEIC Writing, email đóng vai trò quan trọng trong việc mô phỏng các tình huống giao tiếp trong môi trường công sở. Thí sinh cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp với môi trường công sở, chẳng hạn như yêu cầu sự trợ giúp, thông báo, đề xuất hoặc giải thích vấn đề. Điều này giúp giám khảo đánh giá khả năng giao tiếp của bạn trong các tình huống giao tiếp hàng ngày. Một ví dụ điển hình là bạn có thể được yêu cầu trả lời email về một cuộc gọi công việc hoặc yêu cầu câu trả lời cho một số vấn đề. Việc chọn lựa từ ngữ chính xác và trình bày rõ ràng sẽ giúp bạn ghi điểm trong phần thi này.

Khi thực hiện bài thi TOEIC Writing, việc tổ chức email theo cấu trúc rõ ràng là rất quan trọng. Một email thường sẽ có các phần: lời chào, mở đầu, nội dung chính và kết luận. Cấu trúc này sẽ giúp giám khảo đánh giá khả năng sắp xếp ý tưởng và sự logic trong bài viết của bạn.

Không chỉ kiểm tra kỹ năng giao tiếp, email trong TOEIC Writing còn là cơ hội để thí sinh thể hiện sự linh hoạt trong việc sử dụng ngữ pháp và từ vựng. Nếu bạn chuẩn bị kỹ càng và thực hành thường xuyên, bạn sẽ dễ dàng đạt được điểm số cao trong phần thi này.

2. Bố cục của email tiếng Anh

Khi viết email trong tiếng Anh nói chung, đặc biệt là trong phần TOEIC Writing, việc tuân thủ một cấu trúc rõ ràng và hợp lý là điều rất quan trọng để đảm bảo bài viết của bạn mạch lạc và dễ hiểu. Dưới đây là các phần cơ bản mà bạn cần có trong một email:

Lời chào (Greetings): 

Bắt đầu email bằng cách xưng hô với người nhận một cách phù hợp. Tùy vào tình huống, lời chào có thể trang trọng hoặc thân mật. Trong phần TOEIC Writing, bạn thường sẽ được yêu cầu sử dụng phong cách trang trọng. 

Ví dụ: Dear [Name],

Mở đầu (Opening): 

Phần mở đầu giúp bạn giới thiệu lý do viết email. Bạn chỉ cần đưa ra một câu ngắn gọn để giải thích mục đích của email. 

Ví dụ: I am writing in regard to [specific issue] (Tôi viết email này liên quan đến [vấn đề cụ thể]).

Nội dung chính (Body): 

Đây là phần quan trọng nhất của email, nơi bạn trình bày chi tiết lý do viết email và hoàn thành các nhiệm vụ mà đề bài yêu cầu. Bạn sẽ cung cấp thông tin, yêu cầu, gợi ý hoặc đặt câu hỏi tùy theo yêu cầu trong đề bài. 

Ví dụ: I have two questions regarding this matter. Firstly, [question one]? Secondly, [question two]? hoặc I am wondering if you could [request].

Kết thúc (Closing): 

Sau khi giải quyết vấn đề trong nội dung chính, bạn kết thúc email bằng một câu cảm ơn lịch sự và có thể bày tỏ hy vọng sẽ tiếp tục trao đổi. Cuối cùng, bạn kết thúc email với một lời chào lịch sự và ký tên của mình. 

Ví dụ: I appreciate your time in addressing this matter, and I hope we can meet soon.

Sincerely, [Your Name].

3. Cách viết email bằng tiếng Anh

Khi trả lời email trong phần TOEIC Writing, bạn cần luôn tuân theo một cấu trúc cơ bản giống nhau. Để trả lời các câu hỏi TOEIC Writing một cách hiệu quả, bạn nên thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đọc kỹ đề bài và email.

Đề bài TOEIC Writing

Bước 2: Lên dàn ý cho những câu trả lời trước khi viết bài hoàn chỉnh bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

1. Xác định bạn phải đóng vai trò là ai?

2. Xác định người nhận email của bạn?

3. Xác định Email yêu cầu giải quyết những nhiệm vụ nào?

Bước 3: Hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong đề bài TOEIC Writing.

Bước 4: Viết email hoàn chỉnh.

Ví dụ:

Áp dụng các bước để làm đề minh hoạ:

Bước 1: Đọc kỹ đề bài và email

• Người gửi: M. Eaton, Spring Valley Travel
• Người nhận: J. Moore - European Adventure Tours
• Chủ đề: Cơ hội nghề nghiệp vị trí hướng dẫn viên du lịch nước ngoài
• Nội dung: M. Eaton gửi email cho J. Moore để thông báo về vị trí hướng dẫn viên du lịch nước ngoài và đính kèm mẫu đơn xin việc. 
• Yêu cầu: J. Moore đặt hai câu hỏi và đưa ra một yêu cầu trong email phản hồi.

Bước 2: Lên dàn ý

• Xác định vai trò của bạn: Bạn là J. Moore, một người quan tâm đến vị trí hướng dẫn viên du lịch.
• Xác định người nhận: M. Eaton, Spring Valley Travel.
• Nhiệm vụ:
• Đặt hai câu hỏi về vị trí công việc hoặc mẫu đơn xin việc.
• Đưa ra một yêu cầu.

Bước 3: Hoàn thành nhiệm vụ

• Hai câu hỏi:

"Could you please provide more information about the typical tour groups and destinations?" (Bạn có thể cung cấp thêm thông tin về các đoàn du lịch và điểm đến tiêu biểu được không?)

"What are the expected working hours and the duration of each tour?" (Giờ làm việc dự kiến và thời gian của mỗi chuyến đi là bao lâu?)

• Một yêu cầu:

"I would appreciate it if you could send me a detailed job description." (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể gửi cho tôi bản mô tả công việc chi tiết.)

Bước 4: Viết email hoàn chỉnh

4. Lưu ý quan trọng khi viết email bằng tiếng Anh

4.1. Bạn cần đảm bảo cấu trúc email chuẩn

Cấu trúc chuẩn của email

Cấu trúc email trong TOEIC Writing luôn có một format cố định mà bạn cần tuân theo. Cấu trúc chuẩn sẽ bao gồm: Lời chào (Greeting), Mở đầu (Opening), Nội dung chính (Body), Kết thúc (Closing). Cách viết email rõ ràng, dễ theo dõi sẽ giúp bạn thể hiện khả năng sử dụng ngôn ngữ của bạn.

• Greeting: Hãy sử dụng cách xưng hô phù hợp với mức độ trang trọng của email. Ví dụ, nếu bạn viết cho một đồng nghiệp hoặc bạn bè, bạn có thể dùng "Hi [Tên]", còn khi gửi email cho cấp trên hoặc đối tác, bạn nên dùng "Dear [Tên]".
• Opening: Trong phần này, bạn cần giải thích ngắn gọn lý do viết email. Ví dụ, "I am writing to confirm..." hay "I am writing in response to...".
• Body: Phần bạn thực hiện nhiệm vụ yêu cầu trong đề bài, trong phần này bạn cần trả lời các câu hỏi hoặc cung cấp thông tin cần thiết một cách chi tiết và rõ ràng.
• Closing: Bạn cần kết thúc email bằng lời cảm ơn lịch sự và bày tỏ mong muốn tiếp tục làm việc với người nhận, chẳng hạn như "I look forward to hearing from you soon" hoặc "Thank you for your time and consideration". Cuối cùng, kết thư với "Sincerely" hoặc "Best regards".

Việc tuân thủ chặt chẽ cấu trúc này không chỉ giúp bạn làm bài nhanh hơn, nó còn giúp bạn ghi điểm trong phần đánh giá khả năng sử dụng ngôn ngữ của bài thi TOEIC Writing.

4.2. Trả lời đầy đủ các nhiệm vụ đề bài TOEIC Writing yêu cầu

Trong đề bài TOEIC Writing, tại câu 6-7, bạn sẽ thường xuyên được yêu cầu trả lời một số câu hỏi hoặc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Để đạt được số điểm mong muốn, bạn phải hoàn thành tất cả các yêu cầu trong đề bài một cách đầy đủ và chính xác.Trước khi viết, hãy phân tích các yêu cầu trong email và chắc chắn rằng bạn hiểu rõ nhiệm vụ. Ví dụ, nếu đề bài yêu cầu bạn xác nhận một cuộc hẹn và cung cấp thông tin chi tiết về một dự án, bạn cần phải trả lời rõ ràng từng yêu cầu: xác nhận cuộc hẹn và cung cấp thông tin liên quan đến dự án. Việc không trả lời một trong những yêu cầu của đề bài sẽ khiến bạn mất điểm trong bài viết TOEIC Writing, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đã trả lời đầy đủ.

4.3. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và chính xác

Trong khi IELTS Writing thường yêu cầu sử dụng ngôn ngữ trang trọng, email trong TOEIC Writing lại đòi hỏi sử dụng cách diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu và chính xác. Thí sinh thường gặp phải lỗi khi cố gắng sử dụng từ ngữ phức tạp, điều này có thể khiến câu văn trở nên khó hiểu hoặc không phù hợp với hoàn cảnh. Việc lựa chọn câu đơn giản và trực tiếp là điều quan trọng, đồng thời tránh lạm dụng cấu trúc câu phức tạp. Một email hiệu quả là email truyền đạt thông tin rõ ràng và dễ tiếp cận. Ví dụ, thay vì viết "I would like to kindly inform you that...", bạn có thể viết đơn giản hơn: "I am writing to inform you...". Cách diễn đạt đơn giản không chỉ giúp người nhận dễ dàng nắm bắt nội dung mà còn cho thấy bạn có khả năng sử dụng ngôn ngữ một cách tự nhiên và hiệu quả. Ngoài ra, đừng quên kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi bài viết vì những lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng đến điểm số của bạn trong bài thi TOEIC Writing nên hãy dành thời gian để xem lại email của mình trước khi hoàn thành.

5. Các cụm từ thường dùng khi viết email bằng tiếng Anh

Các cụm từ thường dùng khi viết email tiếng Anh

Sau đây STUDY4 sẽ cung cấp cho bạn danh sách các cụm từ thường dùng để viết email bằng tiếng Anh:

Lời kết

Khi viết email trong phần TOEIC Writing, ngoài khả năng sử dụng ngôn ngữ thành thạo, bạn còn cần chú ý đến các yếu tố tạo nên email. Việc áp dụng đúng cấu trúc chuẩn, hoàn thành tất cả các yêu cầu và sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác sẽ giúp bạn viết được những email ấn tượng và đạt được kết quả cao trong kỳ thi. Hãy thường xuyên luyện tập để nâng cao kỹ năng này và chuẩn bị thật tốt cho phần TOEIC Writing.

Nếu bạn còn thắc mắc gì về chủ đề này, đừng ngại bình luận cho STUDY4 biết và giải đáp nhé