Trong thời kỳ toàn cầu hóa và hội nhập hiện nay, trao đổi thông tin và thư từ với bạn bè hay đối tác quốc tế đã ngày càng trở nên phổ biến. Thậm chí, viết thư cũng nằm trong phần thi Writing của cả hai chứng chỉ ngoại ngữ phổ biến - IELTS General Training và TOEIC. 

Tuy nhiên, không phải ai cũng thạo việc viết thư bằng tiếng Anh một cách trang trọng và chuẩn mực như người bản xứ. Trong bài viết dưới đây, STUDY4 sẽ chia sẻ với bạn cách viết một bức thư hoàn chỉnh bằng tiếng Anh hay và chính xác nhất nhé. 

I. Bố cục thư tiếng Anh 

Câu hỏi mà nhiều bạn mới bắt đầu học viết thư thắc mắc nhất đó chính là: “Viết thư gồm những gì?” Bố cục một bức thư hoàn chỉnh bao gồm ba phần: 

• Mở đầu thư - Beginning
• Nội dung thư - Body 
• Kết thư - Complimentary Close 

Viết thư gồm những gì?

1. Phần mở đầu thư - Beginning

Đoạn đầu (Beginning), thường được gọi là phần tiêu đề, là một phần quan trọng nhằm thu hút sự chú ý của người đọc ngay khi bắt đầu vào thư. Thông thường, phần này bao gồm lời chào và một giới thiệu ngắn về bản thân.

1.1. Lời chào (Salutation)

Đây là phần đầu tiên của thư. Trong phần này, bạn cần đề cập đến tên người nhận thư. Cấu trúc của phần lời chào như sau: 

Dear + recipient’s name (tên người nhận thư)

Dựa trên từng trường hợp khác nhau, ta sẽ có những cách viết khác. Bạn có thể tham khảo một số cách viết sau đây:

• Trường hợp người nhận và người viết thư có mối quan hệ thân thiết: Dear + first name (tên thường gọi)

Ví dụ: Dear Chloe, Dear Minh, Dear Lily,…

• Trường hợp người viết thư biết tên người nhận nhưng không có mối quan hệ thân thiết: Dear + title (danh xưng) + surname (họ)

Ví dụ: Dear Ms. Brown, Mrs. Lopez, Dear Mr. Lee

• Trường hợp người viết thư không biết tên người nhận thư: Dear Sir/Madam

1.2. Giới thiệu bản thân (Introduction)

Tiếp sau phần chào hỏi, ta sẽ bắt đầu giới thiệu bản thân. Cấu trúc của phần giới thiệu bản thân như sau:

My name is + your name. We met at/ in + date, location

→ Tên mình là + tên của bạn. Chúng ta từng gặp ở + thời gian, địa điểm.

Ví dụ: My name is Lily. We met at the school campus last month. 

2. Phần nội dung thư - Body

Sau phần giới thiệu (Introduction), phần tiếp theo trong một bức thư tiếng Anh là phần nội dung thư - Body. Để bức thư trở nên ý nghĩa, bạn cần trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc và cung cấp chi tiết về những thông tin bạn muốn chia sẻ với người nhận. Phần nội dung thư thường được chia thành ba ý chính bao gồm: Lời hỏi thăm, Lý do viết thư và Nội dung chính.

Bố cục thư tiếng Anh 

2.1. Lời hỏi thăm (Opening comment)

Để bắt đầu phần hỏi thăm, bạn có thể đưa ra các câu hỏi liên quan đến các khía cạnh của cuộc sống xung quanh người nhận thư, bao gồm sức khỏe, công việc, gia đình hay cuộc sống cá nhân. Cấu trúc của phần lời hỏi thăm trong thư như sau:

• Nếu bạn muốn hỏi thăm người có mối quan hệ thân thiết: 
  • How are you?
  • How are things?
  • How have you been?
  • What’s up?
  • How was your weekend/ holiday/ day? 

• Nếu bạn muốn hỏi thăm người không có mối quan hệ thân thiết, viết theo cách trang trọng: 
  • I hope you have a good day (Mong bạn có một ngày tốt lành).
  • I hope you are doing well recently (Mong rằng hiện tại bạn vẫn khỏe).
• Nếu bạn muốn hồi đáp lời hỏi thăm của người viết trước (thư trả lời):
  • Thank you for contacting us. (Cảm ơn vì đã liên lạc với chúng tôi)
  • Thank you for your letter. (Cảm ơn về bức thư của bạn)
  • Thank you for responding to my letter. (Cảm ơn vì đã phản hồi bức thư của tôi)

2.2. Lý do viết thư (Reason to write)

Sau lời hỏi thăm, bạn cần đưa ra lý do viết thư của mình. Cấu trúc của phần lý do viết thư như sau:

I am writing/ I will talk about…

Đối với một bức thư mang tính trang trọng, bạn có thể tham khảo những cấu trúc sau:

• I received your mail last week and would like to (Tôi đã nhận được thư của bạn tuần trước và muốn…)
• I am writing to ask about/ enquire about … (Tôi viết thư để hỏi về…)
• I am contacting you for the following reasons… (Tôi liên hệ với anh vì những lý do sau)
• We are writing to inform you that… (Chúng tôi viết thư để thông báo về…)
• I am currently interested in receiving … (Tôi muốn nhận về…) 
• I am writing to request/ complain /apologize/ explain about… (Tôi viết thư để yêu cầu/ phàn nàn/ xin lỗi/ giải thích về…)
• I am writing with reference to… (Tôi viết thư để tham khảo…)

Đối với một bức thư mang tính thân mật, bạn có thể tham khảo những cấu trúc sau:

• I am writing this letter to tell you about … (Tôi đang viết thư này để kể cho bạn về …)
• In this letter, I will talk about … (Trong bức thư này, tôi sẽ nói về …)

2.3. Nội dung chính (Main point)

Phần nội dung chính thư là một phần quan trọng, tuy nhiên nó cũng cần phải ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Do đó, khi viết tới phần này, bạn hãy chú ý đến việc trình bày vấn đề một cách trực tiếp, không dài dòng. Cấu trúc của phần nội dung chính trong thư như sau:

• Thư cảm ơn
  • Thank you so much for … (Cảm ơn rất nhiều vì…)
  • I was delighted to receive your gifts and want to express my thanks to… (Tôi rất vui khi nhận quà của bạn và muốn bày tỏ lời cảm ơn đến…)
  • It was my pleasure to… (Tôi rất hân hạnh khi…)
  • I was extremely happy to…(Tôi rất vui khi…)
• Thư xin lỗi 
  • I am writing this letter to apologize for… (Tôi viết lá thư này để xin lỗi về…)
  • I apologize for any inconvenience…(Tôi xin lỗi vì gây ra bất kỳ sự bất tiện nào)
  • Once more, please accept my sincere apologies for… (Một lần nữa, xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi về…)
• Thư chúc mừng
  • I wish you and your family good luck and health (Tôi chúc bạn và gia đình nhiều may mắn và sức khỏe.)
  • Today is your birthday. I wish you good luck, happiness and health in your new age. (Hôm nay là sinh nhật của bạn. Chúc bạn nhiều may mắn, hạnh phúc và sức khỏe trong tuổi mới.)

• Thư nhắc tới vấn đề đã đề cập trước
  • As you mentioned in your previous letter, …
  • Regarding…/ With regards to…/ Concerning…/ As for…/ In terms of…/ According to…
  • In response to your request…
  • According to our last meeting…

• Thư phàn nàn
  • Could you tell your department to check the ……? (Bạn có thể yêu cầu bộ phận của bạn kiểm tra…?)
  • I am writing to complain about… (Tôi viết thư để phàn nàn về…)
  • I think the reason is that …. ( Tôi nghĩ nguyên do là…)
  • It should put the matter right if ……… (Vấn đề sẽ được giải quyết đúng nếu như…)
  • I think the best solution would be ………(Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất là …)

• Thư mời
  • I hope/ expect/ am eagerly anticipating your attendance at my party this weekend at… (Tôi hy vọng/mong đợi/rất háo hức chờ đợi sự tham dự của bạn tại bữa tiệc sinh nhật tôi vào cuối tuần này lúc…)
  • I am having a farewell party because I am moving to a new house. I hope you can visit us at… (Tôi đang tổ chức một bữa tiệc chia tay vì tôi sắp chuyển đến một ngôi nhà mới. Tôi hy vọng bạn có thể ghé thăm chúng tôi tại…)
  • Your participation would be an honor for us… (Sự tham gia của bạn sẽ là niềm vinh dự cho chúng tôi…
  • If you could join us on …, that would be fantastic. (Nếu bạn có thể tham gia cùng chúng tôi lúc…, điều đó thật tuyệt vời.

Cách viết thư bằng tiếng Anh 

• Thư yêu cầu cung cấp thông tin
  • Specifically, I'd like to know about… (Cụ thể, tôi muốn biết về…)
  • I look forward to receiving… (Tôi rất mong nhận được…)
  • I would like to have more details about… (Tôi muốn biết thêm chi tiết về…)
  • Could you please provide me with information regarding… (Bạn có thể vui lòng cung cấp cho tôi thông tin về…)

Các dạng thư trong tiếng Anh 

3. Phần kết thư - Complimentary Close

Cuối cùng, kết thư là phần không thể thiếu đối với một bức thư trọn vẹn. Trong phần kết thư, ta sẽ có 2 phần: Câu kết thúc và ký tên.

3.1. Câu kết thúc (Concluding Sentence)

Bạn có thể tham khảo một số câu kết thúc thư như sau:

• Let me know if you need more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin.)
• Please respond to me as soon as possible. (Xin hãy phản hồi lại sớm nhất có thể.)
• Hope to hear from you soon. (Hi vọng được phản hồi từ bạn sớm.)
• I’m looking forward to seeing you. (Tôi rất mong chờ được gặp bạn.)

3.2. Ký tên (Signing off)

Dựa trên từng trường hợp khác nhau, ta sẽ có những cách viết khác. Bạn có thể tham khảo một số cách viết sau đây:

• Trường hợp người nhận và người viết thư có mối quan hệ thân thiết: 

Best wishes/ Take care/ Love/ All the best/ Bye

• Trường hợp người viết thư biết tên người nhận nhưng không có mối quan hệ thân thiết, cần trang trọng: 

Yours sincerely/ Best regards/ Warm regards

• Trường hợp người viết thư không biết tên người nhận thư:

Yours faithfully

II. Một số từ vựng cho thư tiếng Anh 

Mẫu thư tiếng Anh hỏi thăm hay

III. Các lưu ý khi viết thư tiếng Anh 

• Trình bày thư một cách ngắn gọn và xúc tích. Đồng thời, hãy kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả trước khi gửi thư để đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp.
• Hạn chế viết tắt, tránh sử dụng I’m, She’s, He’s. Bạn chỉ nên sử dụng từ viết tắt khi bạn thật sự thân thiết với người nhận thư.
• Hãy luôn viết với giọng văn lịch sự và nhã nhặn: Ghi nhớ luôn bắt đầu bằng "Dear" ở đầu và sử dụng "Please" khi muốn yêu cầu điều gì đó.
• Hãy sử dụng would, may thay cho want, can để khiến bức thư trang trọng và lịch sự hơn. 

IV. Tham khảo: Mẫu thư tiếng Anh hỏi thăm

Thư mẫu: 

Dear Jennifer,

I trust this letter finds you well. It's Mai, your close friend.

I recently heard about the exams you had a few days ago and I was eager to know how everything went. How did you find the papers? Were they challenging, or did you feel confident about your performance? I'm genuinely curious to hear about your experience.

I understand that exam periods can be quite stressful, so I hope you managed to take breaks and relax a bit. If there's anything you'd like to share or talk about regarding the exams, I'm here for you.

Looking forward to catching up soon and hearing all about it!

Best wishes,

Mai.

Cách viết thư tiếng Anh 

Dịch:

Jennifer thân mến,

Tôi tin lá thư này sẽ đến được với bạn. Là Mai, bạn thân của bạn.

Gần đây tôi đã nghe về bài kiểm tra của bạn vài ngày trước và tôi rất háo hức muốn biết mọi thứ diễn ra như thế nào. Bạn cảm thấy thế nào về các đề thi? Chúng có khó không, hay bạn tự tin về kết quả của mình? Tôi thực sự tò mò muốn nghe về trải nghiệm của bạn.

Tôi hiểu rằng thời gian thi có thể làm bạn cảm thấy áp lực, vì vậy tôi hy vọng bạn đã dành thời gian nghỉ ngơi và giải trí một chút. Nếu có điều gì bạn muốn chia sẻ hoặc nói chuyện về những điều liên quan đến kỳ thi, tôi sẽ luôn lắng nghe.

Mong sớm có dịp trò chuyện và nghe về mọi điều!

Chúc bạn nhiều may mắn,

Mai.

Lời kết

Trên đây, STUDY4 đã chia sẻ cho bạn về Cách viết thư tiếng Anh hay và đầy đủ nhất rồi đó. 

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào, hãy bình luận bên dưới để STUDY4 giải đáp cho bạn nhé!